Управление контентом находится на пути перехода от ECM-сервисов к облачным платформам. Все больше и больше компаний выбирают облачные сервисы или гибридные варианты, чтобы облегчить обработку всей документации, которая проходит через их организацию, используя наиболее экономичный и простой метод, как показывает исследование AIIM. Однако гибридные модели несут в себе риски, такие как размещение хранилищ информации, снижение стоимости инвестиций в аппаратные продукты на объекте и сам переход, который, если он будет осуществлен быстро, может привести к высоким затратам и осложнениям, особенно если инфраструктура еще не готова к нему.
Облачные технологии – это будущее
Все проблемы с ECM заставили Gartner задуматься о том, что в цифровую эпоху технологии могут перейти в облако. Исследовательская компания придумала новую концепцию – контент-сервисы, которые будут облачными, гибкими и динамичными. Вместо того чтобы принимать автономную систему, компании будут разрабатывать свои собственные индивидуальные системы. Терминология менее важна, чем осознание того, что бизнес-среда меняется, и компаниям становится все труднее управлять цунами контента и данных из множества устройств в эпоху цифровой трансформации. Исследования подтверждают точку зрения Gartner о том, что локальная система ECM в какой-то степени замещается. Опрос 231 предприятия, проведенный AIIM ранее в этом году, показал высокий уровень стремления к изменениям в управлении контентом. Только 15% респондентов заявили, что намерены перейти к локальному решению, в то время как треть выбрали облачное решение, а еще 51% разрабатывают гибридное решение, сочетающее локальное управление контентом с облачными сервисами. Гибридный подход понятен, если учесть, сколько денег было потрачено за эти годы на устаревшие решения. Гибридный подход может быть эффективным временным решением, пока все больше контент-сервисов перемещаются в облако. Растущий энтузиазм в отношении облачного управления контентом привел исследовательскую организацию "Markets and Markets" к прогнозированию того, что объем рынка облачного управления корпоративным контентом (ECM) вырастет с 9,77 миллиарда долларов США в 2017 году до 34,42 миллиарда долларов США к 2022 году.
Облачные сервисы могут похвастаться рядом ценных преимуществ
Одной из движущих идей внедрения устаревших систем ECM было размещение контента в интернете, где к нему было бы легче получить доступ, чем к бумаге. Но благодаря облачному хранилищу контент становится еще более доступным. Работники в удаленных местах, в том числе в разных часовых поясах, могут легко сотрудничать, получая доступ к документам в облаке в любой точке мира на нескольких устройствах.
Работа над контентом в облаке также привлекает миллениалов, которые к 2020 году составят три четверти рабочей силы и рассчитывают использовать самые сложные автоматизированные технологии. Кроме того, облако может предложить гораздо больший масштаб. В облаке дополнительное хранилище доступно всякий раз, когда компании необходимо расшириться.
Освобождение бизнеса для достижения большего
Устанавливая управление контентом в облаке, вы освобождаете бюджет от ограничений, связанных с большими инвестициями в локальное технологическое оборудование. ИТ-отдел тратит меньше денег на первоначальные затраты на ECM, и им не нужно тратить время на постоянное техническое обслуживание. В результате ИТ-специалисты могут сосредоточиться на более инновационной работе по модернизации пользовательского интерфейса, например на разработке пользовательских интерфейсов и новых приложений.
Это не единственный отдел, который извлекает выгоду из облачных хранилищ. Облако упрощает автоматизацию технологий, необходимых для управления кредиторской задолженностью, контрактами, корреспонденцией и обработкой счетов-фактур. Управление контентом в облаке позволяет собирать все – от запасов до контрактов на обслуживание – в одном месте, и делиться ими с уполномоченными сотрудниками. Это облегчает коммуникацию между различным подразделениями компании, такими как юридические, кадровые и финансовые.
Облако – это самая последняя инновация
Уже существует несколько инновационных примеров облачных контент-сервисов, которые привлекают пользователей своей способностью использовать преимущества гибкости сервисов. Вместо того чтобы покупать готовые системы, которые предназначены просто для управления контентом, они могут более легко интегрировать управление контентом и бизнес-процессы. Компания IBM заявила, что многие организации объединяют свои ранее отдельные функции контента, процессов и совместной работы в облаке. Некоторые фирмы также считают, что следующим шагом в развитии технологий для облака будет использование робототехники и искусственного интеллекта для получения полезной бизнес-информации из хранящегося контента, а не из больших массивов данных. Разработка этих новых инструментов потенциально способна произвести революцию в управлении контентом в облаке. Преимущества для тех компаний, которые оставят свои устаревшие системы позади и совершат скачок к облачному хранилищу, будут экспоненциальными.
